Cuáles son las nuevas funciones de un presidente de Junta Directiva eficiente

¿Cuáles son las nuevas funciones de un presidente de Junta Directiva eficiente?

Según nuestra tradición empresarial, los presidentes de las juntas directivas son elegidos dentro del mismo órgano de gobierno por sus pares, quienes usualmente proponen a la persona de mayor autoridad de este grupo, para que ayude a dirigir la sesión, llegando a las conclusiones que serán reflejadas en un acta con su firma y la del secretario.

Por Gonzalo Gómez Betancourt

Hace algunos años tuve el privilegio de ser invitado a conformar la mejor junta directiva en la que he participado, y desde el primer acercamiento por parte del Chairman (Presidente de la Junta Directiva), que era un externo independiente de esa familia empresaria, supe que sería una gran experiencia en mi vida profesional. La razón de esta sensación tuvo que ver con la misma figura del Chairman, su descripción es simple, un “Lord” Inglés, exquisito en sus maneras, desde la forma de vestir hasta de hablar, su explicación corta, concisa y precisa sobre los objetivos que buscaba la familia empresaria al considerar mi perfil, así como la descripción del proceso para escoger la posición fue impecable.

La primera tarea que realizó el Chairman fue la de coordinar de manera directa con cada uno de los socios principales de la firma una reunión, después de cada entrevista se tomaba el tiempo de preguntarle a cada socio y al entrevistado, sobre sus impresiones y buscaba siempre complementar algún punto que hubiera quedado incompleto. Una vez terminaron las entrevistas supe por parte de él, que tendrían una reunión extraordinaria de asamblea de accionistas, para nombrar a los dos nuevos miembros de junta directiva, la cual se dio y fue escogido; inmediatamente tuvimos una reunión para explicar más en detalle los objetivos, niveles de responsabilidad, autonomía y forma de evaluación, así como la compensación. Esa misma semana fui invitado, a una de las haciendas de la familia empresaria, con todos los socios, el Chairman, el CEO, los vicepresidentes, demás miembros de la junta y el secretario general, para agradecer a los salientes y darnos la bienvenida a los entrantes, fue realmente sensacional la tradición que se le daba a la junta.

La inducción tampoco tuvo precedente alguno en mi vida, el Chairman en persona la preparó, fue de dos días y coordinó los arreglos del viaje con el secretario general. Una vez llegué a la sede principal, el CEO tomó la batuta, y estuvo tiempo completo con los miembros entrantes, dando inicialmente una explicación general sobre la estrategia corporativa de la empresa, y después cada vicepresidente preparó una presentación sobre los objetivos de su área, sus indicadores, y los retos. Tuvimos algunas visitas a los centros de producción, incluso el director de las TIC de la empresa, nos entregó un e-mail, el acceso al entorno virtual, y la explicación de la información a la que tendríamos acceso en todo momento para cumplir con nuestra gestión; allí estaban desde los estatutos de la empresa, el reglamento de la junta directiva, los lineamientos de los accionistas, el sistema de evaluación de la junta directiva, las actas anteriores, la agenda anual, el balanced scorecard actualizado, los expedientes que fueron aprobados en cada junta, las matrices de riesgos y la matriz de materialidad de los stakeholders.

En la primera junta directiva, fue cuando terminé de validar la principal diferencia entre un Chairman y nuestro tradicional presidente de junta directiva, porque tomó posesión de su equipo de trabajo, liderándolo, solicitando la intervención del CEO y su equipo en los momentos que se necesitaba y colocando a todos a trabajar en equipo según las habilidades que conocía de cada miembro, otorgando la palabra, parafraseando, controlando los tiempos, cortando las intervenciones largas de manera asertiva, y llegando a conclusiones. Me ocasionó mucho mejor impresión cuando posterior a mi primera sesión, me volvió a citar a una reunión privada para tener las primera retroalimentación, me dio unas sugerencias sobre documentos complementarios a estudiar, también tomó nota de mis comentarios, me pidió visitar instalaciones como cliente oculto. También me enteré que debido a que una persona se excusó de ir, le llamó para verificar las razones de su ausencia, para buscar el compromiso de participación.

Durante las doce sesiones del primer año, el presidente nunca permitió entrar en votaciones, siempre primó el consenso, su frase de cajón fue “Si uno solo de nuestros miembros de junta después de estudiar a cabalidad los expedientes tiene alguna duda razonable, conformaré un comité ad hoc que estudie ese punto, hasta que lleguemos a un consenso”, me sorprendió la diferencia de una junta directiva eficiente y las usuales que vivimos en nuestro país, donde, no envían información, y si la envían casi nadie estudia, estamos distraídos almorzando o cenando, y además pretendemos que en dos horas la administración nos cuente un resumen para tomar alguna decisión inteligente.

Sobre los comités formales de la Junta Directiva como el de auditoria, remuneración y evaluación, el Chairman se encontraba participando en todos, no era usual para mi que esa persona tuviera tanto tiempo de dedicación, e igualmente lideraba de la mejor manera y preparaba la información necesaria con el mismo secretario general. En plenaria siempre existía un informe de cada comité de la junta para informar a los demás sobre su gestión y de los temas que se necesitaba tomar decisiones y los expedientes creados para su aceptación. Le pregunté que en cuantas juntas directivas estaba y me dijo que solo aceptaba tener dos por año, que era su oficio y que si lo quería hacer bien no podía aceptar más.

El Chairman a final de año con el secretario nos enviaba una evaluación de la junta para que cada uno contestará sus percepciones y sobretodo la evaluación individual sobre los demás miembros, su presidente, su secretario, de las funciones de las juntas, de los resultados y de sus comités. Además organizaba personalmente el proceso de planeación estratégica, como la evaluación del CEO, eventos principales de su gestión. Las evaluaciones eran discutidas en la plenaria para mejorar, y se reunía individualmente con cada miembro para ver la calificación individual y autoevaluación. Posteriormente, se reunía con el consejo de familia, en este caso para mostrar la evaluación de la Junta y sus miembros, y así ver la conveniencia o no de volver a presentar nuevas planchas en la asamblea de general de accionistas, donde él mismo colocaba su nombre a consideración. Finalmente, él presentaba la gestión de su junta y la de sus comités; el CEO hacia su informe aparte sobre el pasado y el futuro de la empresa. Que viva la nueva generación de Chairmans para nuestros países latinoamericanos que bueno aprender de estas experiencias.

Ph.D – CEO Legacy and Management Consulting Group.