La Eficacia de las Juntas Directivas Virtuales

Quiero contarles mi experiencia como presidente de una Junta Directiva muy exitosa, donde por más de cinco años veníamos haciendo un trabajo muy bien hecho, desde la cohesión y la confianza que generaban un excelente trabajo en equipo.

Por Gonzalo Gómez Betancourt

En el mes de marzo cuando inició toda la pandemia y a pocos días de tener el primer aislamiento obligatorio, recuerdo que teníamos que decidir, si cancelábamos la Junta Directiva bimestral; la respuesta fue contundente debíamos hacerla virtual, y con la necesidad de discutir la estrategia que asumiría la firma en los siguientes meses. El resultado a septiembre, es una Junta fortalecida, realizada con mayor eficacia, menores costos logísticos y con altísima probabilidad de que las Juntas presenciales ahora sean la excepción.

Quiero contarles mi experiencia como presidente de una Junta Directiva muy exitosa, donde por más de cinco años veníamos haciendo un trabajo muy bien hecho, no solo desde el cumplimiento de las funciones de este órgano de gobierno, sino desde la cohesión y la confianza que generaban un excelente trabajo en equipo.

Cuando iniciamos el proceso con una familia empresaria de segunda generación vimos la necesidad de diseñar una Junta Directiva con los más altos estándares, debido al interés de contar con financiación por parte de inversionistas, que cada vez más valoran las empresas que tienen un gobierno corporativo que busque la excelencia, no solo el cumplimiento de la ley.

Dadas las circunstancias y los acuerdos alcanzados en su protocolo familiar, esta familia había decidido ser una empresa de gobierno familiar; es decir, que sus miembros solo participarían en los órganos de propiedad y gobierno, pero se abstendrían de participar en la dirección y la operación. Esto nos obligó a contratar un CEO externo, adicionalmente, se pensó que 2 de los 4 hermanos, podrían tener una posición en la Junta Directiva y los acompañarían 5 miembros independientes de los más altos estándares, con perfiles de empresarios y/o CEO de compañías multilatinas más exitosas que la empresa de esta familia. La búsqueda fue intensa, y se logró encontrar miembros de Junta de Ecuador, México y Colombia.

La periodicidad de las Juntas Directivas era bimestral con duración de dos días. El primer día se iniciaba a las 8 am y por 4 horas, con tres comités de apoyo a la Junta: 1.) Comité de Inversiones, 2.) Comité de Auditoría y 3.) Comité de Compensaciones. Cada comité era presidido por un miembro independiente y se invitaban ejecutivos internos de la firma. Por ejemplo, algunos temas tratados eran: análisis de los futuros proyectos, matriz de riesgos, salarios y bonificaciones a los gerentes. La hora del almuerzo era aprovechada por los miembros independientes para conversar con ejecutivos de diferentes áreas, lo cual les ayudaba mucho para “tomarle el pulso a la organización”. En la tarde, de 2 pm a 4 pm se traía a un experto del entorno económico, político y social para que diera sus apreciaciones sobre el futuro de Colombia y la región. Se hacían siempre unos pequeños descansos, en donde los miembros de la junta aprovechaban para tener comentarios entre ellos sobre las presentaciones, que para muchos era el espacio donde se perfilaban las estrategias. Al final de la tarde, se repasaba todo el cuadro de mando integral y las dudas que tenían los miembros, ya que esta información estaba en un entorno virtual, las respuestas y discusiones eran dirigidas al director de planeación del grupo. En la noche se tenía la cena donde solamente estaban los miembros de familia y los externos independientes, la cena para muchos era la verdadera Junta, pero en un ambiente informal.

Al segundo día, en la mañana se acostumbraba tener al gerente administrativo y financiero del grupo repasando balances y estados de resultados, aspectos legales y tributarios. Al medio día, con almuerzo incorporado, se realizaba la Junta Directiva formal, bajo los más altos estándares, que tenían reglamentadas la secretaría, la escritura de actas, manejo de tiempo, resúmenes, presentaciones de cada comité y discusiones de decisiones, que en ningún caso tenían que llegar a una votación, pues todo se basaba en razonamiento constructivo para llegar a consensos. Finalmente, en algunas ocasiones como seguía fin de semana, se habían planeado viajes para conocer otras ciudades del país, y se invitaban a las parejas de los miembros de Junta. La verdad se construyó no solo un órgano de gobierno eficiente, sino fuerte en unidad y compromiso con la firma.

Las decisiones de cambio a una Junta Directiva virtual, tuvo varias dudas por resolver, ¿Cómo mantener la eficacia?, ¿Cómo evitar sesiones virtuales largas? ¿Cómo simular las buenas prácticas sociales?, ¿Cómo mantener el contacto de los miembros con los gerentes?, ¿Cómo formar a los miembros de junta en tecnologías de información? Fue todo un reto, lo primero fue pensar en dividir los dos días en varias sesiones. En las primeras cuatro semanas se agendaron los comités incluyendo dos nuevos, los comités de crisis y de innovación, con duración no mayor a dos horas; se asignaron reuniones de ejecutivos de la empresa de una hora con los miembros de Junta en la quinta semana. En la sexta semana, se estableció una reunión de social de Junta donde se empezó a trabajar que cada miembro presentara un poco más de sus vidas incluyendo su familia y empresa. En la séptima semana, venía el análisis del entorno, el invitado externo ahora era cada vez más reconocido, incluso en el ámbito mundial, y finalmente en la junta directiva de la octava semana se comenzaron a implementar presentaciones muy cortas de los comités, “tiempos fuera” al estilo de un partido de básquetbol para discusiones internas, y tiempos de verdad para validar si todos habían dicho lo que pensaban. Las reuniones y sus costos bajaron sustancialmente, la eficacia ahora es mucho mayor y nos vemos más seguido.

Las Juntas directivas virtuales llegaron para quedarse, tan solo tuvimos que hacer unos pequeños ajustes, en capacitación de la herramienta, en compra de hardware para algunos miembros de junta, análisis de legalidad y seguridad, la necesidad de un equipo tecnológico que nos acompañara en cada reunión, la evaluación ahora incluye los temas virtuales, incluso se empezó a pagar por mes y no por sesión. Lo único que aún no hemos podido simular son los viajes de amigos, pero incluso ya están programados para el año 2021.

Ph.D – CEO Legacy and Management Consulting Group.