Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LEGACY NETWORK S.A.S.

1. OBJETO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) tiene por objeto establecer los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, supresión y, en general, al tratamiento de los datos personales realizado por LEGACY NETWORK S.A.S., identificada con NIT 901.773.669-1 (en adelante, “LEGACY NETWORK”), en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan.

La presente Política regula el tratamiento de los datos personales recolectados por LEGACY NETWORK en desarrollo de sus actividades empresariales, comerciales, académicas y de relacionamiento, respecto de clientes, empleados, exempleados, aspirantes, candidatos en procesos de selección y demás titulares cuya información sea incorporada en las bases de datos administradas por la Sociedad.

En este sentido, la Política tiene como finalidad establecer las condiciones bajo las cuales LEGACY NETWORK realiza el tratamiento de los datos personales, así como informar a los titulares sobre las finalidades aplicables al tratamiento de su información, los derechos que les asisten, los procedimientos establecidos para su ejercicio y los mecanismos implementados para garantizar la adecuada protección, confidencialidad y seguridad de la información, de conformidad con la normativa vigente.

LEGACY NETWORK podrá realizar directamente el tratamiento de los datos personales o desarrollarlo a través de terceros que actúen por cuenta suya, incluyendo proveedores tecnológicos, aliados, asesores o encargados vinculados a la operación de sus actividades, quienes actuarán conforme a las instrucciones impartidas por la Sociedad y a las disposiciones legales aplicables.

2. DATOS DE CONTACTO

Para efectos del ejercicio de los derechos relacionados con el tratamiento de datos personales y la atención de consultas, solicitudes, reclamos o cualquier requerimiento asociado a la presente Política, LEGACY NETWORK ha dispuesto el siguiente correo electrónico: paola.alfonso@legacynetwork.com.

Las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales serán atendidas conforme al procedimiento y términos previstos en la presente Política y en la normativa aplicable.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación, aplicación y alcance de la presente Política, los términos que se relacionan a continuación tendrán el significado que se indica, independientemente de que se utilicen en singular o plural: 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso, informado e inequívoco otorgado por el Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, a través de cualquier mecanismo permitido por la normativa aplicable que permita evidenciar razonablemente su voluntad.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento y que se encuentre almacenado, administrado o gestionado mediante medios físicos, digitales o cualquier otro mecanismo utilizado para la conservación y administración de información.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que permita su identificación directa o indirecta.

1. Dato Público: Dato calificado como tal por la ley o que no sea considerado privado o sensible. Entre otros, podrán considerarse datos públicos aquellos relativos al estado civil de las personas, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público y demás información que pueda obtenerse sin reserva.
2. Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar algún tipo de discriminación. Se consideran datos sensibles, entre otros, aquellos relacionados con el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a organizaciones sociales, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos, tales como imágenes, fotografías, grabaciones audiovisuales o cualquier otra información catalogada como sensible por la normativa aplicable.
3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, conforme a las instrucciones impartidas por este y a la normativa aplicable.

Para efectos de la presente Política, podrán actuar como Encargados las sociedades que integran LEGACY, incluyendo LEGACY LEGAL S.A.S., identificada con NIT 902.016.403-7, LEGACY & MANAGEMENT CONSULTING GROUP S.A.S., identificada con NIT 900.183.864-6, AURUM BANCA DE INVERSIÓN S.A.S., identificada con NIT 900.651.913-7, así como las demás sociedades, unidades de negocio, vehículos jurídicos o terceros ubicados en Colombia o en el exterior que hagan parte de LEGACY o participen en el desarrollo de sus actividades, cuando ello resulte necesario para la ejecución o cumplimiento de las finalidades autorizadas por los Titulares.

• LEGACY: Para efectos de la presente Política, se entenderá por “LEGACY” el ecosistema empresarial integrado por LEGACY NETWORK S.A.S., identificada con NIT 901.773.669-1, LEGACY LEGAL S.A.S., identificada con NIT 902.016.403-7, LEGACY & MANAGEMENT CONSULTING GROUP S.A.S., identificada con NIT 900.183.864-6, AURUM BANCA DE INVERSIÓN S.A.S., identificada con NIT 900.651.913-7, así como las demás sociedades constituidas en Colombia o en el exterior que se incorporen, lleguen a formar parte de las unidades de negocio de LEGACY NETWORK o los demás vehículos jurídicos utilizados para el desarrollo de sus actividades empresariales.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento de datos personales.

1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento.
2. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, organización, transmisión, transferencia, supresión o cualquier otra actividad que implique el manejo de información personal.
3. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos a un tercero, dentro o fuera del territorio nacional, para que este realice actividades por cuenta del Responsable del Tratamiento y conforme a las instrucciones impartidas por este.

• Transferencia: Envío o comunicación de datos personales a un receptor que actúa como Responsable del Tratamiento y que se encuentra ubicado dentro o fuera del territorio nacional.
• Consulta: Solicitud presentada por el Titular o por las personas autorizadas por la ley para conocer la información personal que repose en bases de datos o archivos objeto de tratamiento.
• Reclamo: Solicitud presentada por el Titular o por las personas autorizadas por la ley para corregir, actualizar, suprimir información o revocar la autorización otorgada, cuando ello resulte procedente conforme a la normativa aplicable.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LEGACY NETWORK desarrollará las actividades relacionadas con el Tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos en la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, los cuales orientarán la interpretación, aplicación y ejecución de la presente Política.

En desarrollo de lo anterior, LEGACY NETWORK observará los siguientes principios:

1. Legalidad: El Tratamiento de datos personales constituye una actividad regulada y, por tanto, se desarrollará conforme a las disposiciones legales aplicables y demás normas que regulen la materia.
2. Finalidad: El Tratamiento responderá a propósitos legítimos, específicos y previamente informados al Titular, los cuales deberán guardar relación con las actividades desarrolladas por LEGACY.

• Libertad: El Tratamiento se realizará con fundamento en la Autorización otorgada por el Titular o en aquellos eventos en los cuales la ley autorice su realización sin requerir dicho consentimiento.

1. Veracidad o calidad: LEGACY NETWORK procurará que la información objeto de Tratamiento sea completa, exacta, verificable, actualizada y comprensible, evitando el uso o conservación de información parcial o que pueda inducir a error.
2. Transparencia: LEGACY NETWORK garantizará a los Titulares la posibilidad de conocer y obtener información relacionada con el Tratamiento de sus datos personales, conforme a los mecanismos establecidos en la presente Política y en la normativa aplicable.
3. Acceso y circulación restringida: El acceso a los datos personales estará limitado a las personas autorizadas o facultadas para ello y se adoptarán medidas orientadas a restringir su divulgación o acceso no autorizado.

• Seguridad: LEGACY NETWORK implementará medidas razonables de carácter técnico, humano y administrativo orientadas a proteger la información y prevenir su alteración, pérdida, uso indebido, acceso o tratamiento no autorizado.
• Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales deberá preservar la reserva y confidencialidad de la información a la que tenga acceso, incluso después de finalizada la relación que dio origen a dicho Tratamiento, cuando resulte aplicable.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LEGACY NETWORK podrá recolectar datos personales, incluyendo datos sensibles cuando ello resulte procedente, a través de medios físicos, digitales o cualquier otro mecanismo utilizado para el desarrollo de sus actividades empresariales. La información podrá ser objeto de Tratamiento directamente por LEGACY NETWORK o por terceros que actúen por cuenta suya, conforme a las autorizaciones otorgadas por los Titulares, a las finalidades informadas y a las disposiciones previstas en la normativa aplicable.

Las finalidades aplicables al Tratamiento de datos personales podrán variar según la naturaleza de la relación existente con el Titular, el tipo de información recolectada y las actividades desarrolladas por LEGACY. En consecuencia, los datos personales serán tratados únicamente para las finalidades que se indican a continuación o aquellas que hayan sido debidamente autorizadas por el Titular conforme a la normativa vigente.

1. CLIENTES

1. Acceder a los servicios prestados por LEGACY NETWORK y sus unidades de negocio en Colombia y en el exterior, que hagan parte o sean operados por LEGACY.
2. Gestionar el registro, inscripción, acreditación y participación del titular en eventos, charlas, talleres, conferencias, programas académicos o actividades empresariales organizadas o promovidas por LEGACY, incluyendo la administración logística de dichas actividades, la comunicación con los participantes antes, durante y después de su realización, así como la administración de bases de datos de participantes y el uso de plataformas tecnológicas, aplicaciones o formularios digitales utilizados para la inscripción, participación o seguimiento de dichas actividades.

• Remitir invitaciones y compartir información relacionada con eventos, programas de formación, consultorías, encuentros empresariales, actividades de networking u otras iniciativas organizadas por LEGACY o por sus aliados estratégicos.

1. Invitar al titular a participar en comunidades, grupos o canales de comunicación administrados por LEGACY, incluyendo aplicaciones de mensajería como WhatsApp u otras plataformas similares, así como desarrollar comunidades o espacios de relacionamiento dirigidos a empresarios o familias empresarias que faciliten el networking, el acceso a contenidos especializados y la participación en eventos o iniciativas promovidas por LEGACY o sus aliados estratégicos.
2. Enviar información institucional, comercial o promocional relacionada con los servicios, programas, consultorías, eventos o contenidos desarrollados por LEGACY, así como ofrecer y promover los servicios, programas y soluciones de LEGACY a través de diferentes canales de comunicación, tales como correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto, redes sociales, sitios web, aplicaciones de mensajería, entre otros.
3. Capturar y utilizar fotografías, videos, grabaciones de audio u otros registros audiovisuales obtenidos durante los eventos o actividades organizadas por LEGACY, para fines institucionales, educativos, promocionales o de divulgación en páginas web, redes sociales, publicaciones o material institucional de LEGACY.

• Realizar encuestas, investigaciones, evaluaciones, análisis estadísticos, estudios de mercado, análisis de tendencias o benchmarking, así como recolectar y analizar información a través del uso de herramientas tecnológicas, plataformas digitales, llamadas telefónicas, formularios en línea, cookies u otras tecnologías utilizadas en los sitios web o aplicaciones de LEGACY, con el fin de conocer la experiencia de los participantes, analizar el comportamiento, intereses y necesidades de clientes o prospectos, mejorar la calidad de los servicios y desarrollar nuevos programas, productos o soluciones ofrecidos por LEGACY.
• Ejecutar las relaciones comerciales o contractuales que se establezcan con LEGACY en calidad de cliente o usuario de sus servicios (las “Relaciones”), así como desarrollar y mantener relaciones comerciales y de negocio, incluyendo, entre otras, la prestación de servicios de consultoría, asesoría legal, asesoría financiera y acompañamiento a familias empresarias.

1. Contactar al titular y tratar los datos personales de empleados, representantes, contratistas o personas vinculadas por el cliente cuando ello sea necesario para el desarrollo, coordinación, ejecución o cumplimiento de las Relaciones con LEGACY.
2. Gestionar procesos de facturación, recaudo, administración de cartera, cobro persuasivo y/o jurídico, conciliaciones y demás actividades relacionadas con los pagos derivados de las Relaciones.
3. Autorizar la consulta, verificación y, cuando sea necesario, el reporte de información financiera, crediticia, comercial y de servicios del titular en centrales de riesgo y operadores de información, en los términos de la Ley 1266 de 2008 y las normas que la modifiquen o sustituyan, con el fin de evaluar el riesgo, la viabilidad de celebrar o mantener relaciones comerciales y gestionar las obligaciones derivadas de las Relaciones.

• Administrar los registros, bases de datos, plataformas tecnológicas, aplicaciones o herramientas digitales utilizadas por LEGACY para la gestión de sus actividades comerciales, contractuales, administrativas, de marketing o de relacionamiento con clientes y prospectos.
• Atender y gestionar peticiones, quejas, reclamos o solicitudes (PQRS) e incidentes relacionados con las actividades de LEGACY, implementar medidas de control, seguridad y acceso para la protección de la información.
• Consultar y, cuando sea necesario, reportar información del titular en centrales de riesgo, listas restrictivas y demás fuentes de información públicas o privadas, nacionales o internacionales, para la prevención de actividades ilícitas como el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

1. Verificar, validar y contrastar la información suministrada por el titular, incluyendo la realización de consultas en listas restrictivas, centrales de riesgo, bases de datos públicas o privadas, antecedentes legales, disciplinarios, fiscales o reputacionales, así como adelantar procesos de debida diligencia y conocimiento de contraparte.

• Permitir el acceso a los datos personales a auditores, conferencistas, consultores, proveedores tecnológicos o terceros contratados por LEGACY para la prestación de servicios relacionados con sus actividades, incluyendo procesos de auditoría, control interno, soporte tecnológico o cumplimiento normativo.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales, fiscales o regulatorias aplicables a LEGACY, así como atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar cualquier otra actividad de naturaleza similar o complementaria a las anteriormente descritas que resulte necesaria para el desarrollo de las actividades empresariales de LEGACY, siempre que dichas actividades sean compatibles y consistentes con las finalidades aquí indicadas.
• Realizar transmisiones o transferencias necesarias para las finalidades descritas previamente a las distintas áreas de LEGACY, aliados estratégicos, proveedores de servicios tecnológicos o terceros que actúen como encargados del tratamiento, ubicados en Colombia o en el exterior, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en el presente documento. El almacenamiento y procesamiento de la información podrá realizarse en servidores propios o de terceros ubicados en Colombia o en el exterior.

1. EMPLEADOS
2. Gestionar procesos de reclutamiento, selección, evaluación, vinculación y desarrollo del talento humano requerido para las actividades desarrolladas por LEGACY NETWORK y sus unidades de negocio en Colombia y en el exterior que hagan parte o sean operadas por LEGACY, incluyendo la recepción y análisis de hojas de vida, entrevistas, pruebas, validación de perfiles, referencias laborales, académicas o personales y demás actuaciones orientadas a evaluar la idoneidad, competencias y perfil profesional del Titular.
3. Gestionar procesos de verificación, validación y contraste de la información suministrada por el Titular, incluyendo la realización de consultas en bases de datos públicas o privadas, antecedentes laborales, académicos, legales, disciplinarios, fiscales o reputacionales, así como adelantar procesos de debida diligencia, validaciones internas y demás actuaciones que resulten necesarias para procesos de selección, vinculación o cumplimiento de políticas internas.

• Gestionar la celebración, ejecución, desarrollo y terminación de la relación laboral o contractual sostenida con LEGACY, así como adelantar las actuaciones administrativas y operativas necesarias para el desarrollo de actividades, proyectos, programas, servicios o iniciativas impulsadas por LEGACY y sus distintas unidades de negocio.

1. Administrar procesos relacionados con nómina, compensación, beneficios, prestaciones sociales, vacaciones, incapacidades, novedades laborales, pagos, afiliaciones y demás actividades relacionadas con la administración y gestión del vínculo laboral o contractual.
2. Gestionar procesos relacionados con seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, medicina laboral, bienestar, prevención del riesgo, atención de emergencias y demás actuaciones orientadas al cumplimiento de obligaciones derivadas de la normativa aplicable.
3. Desarrollar y administrar procesos de formación, capacitación, seguimiento, evaluación de desempeño, fortalecimiento de competencias, desarrollo profesional y demás iniciativas orientadas al crecimiento y fortalecimiento del equipo humano vinculado a LEGACY.

• Administrar y controlar el acceso a instalaciones físicas, plataformas tecnológicas, sistemas de información, herramientas corporativas, aplicaciones, equipos, recursos digitales y demás activos utilizados por LEGACY para el desarrollo de sus actividades.
• Mantener, administrar y conservar registros, expedientes laborales, documentación soporte y demás información relacionada con el historial laboral o contractual del Titular, durante el tiempo requerido para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, administrativas o internas.

1. Capturar y utilizar fotografías, imágenes, videos, grabaciones o demás registros audiovisuales obtenidos durante reuniones, capacitaciones, eventos corporativos, actividades institucionales o iniciativas desarrolladas por LEGACY, para fines institucionales, informativos, educativos, culturales o de divulgación interna.
2. Contactar familiares, beneficiarios, contactos de emergencia o personas autorizadas por el Titular cuando ello resulte necesario por razones administrativas, laborales, de salud, seguridad o atención de situaciones de emergencia.
3. Permitir el acceso a los datos personales a auditores, conferencistas, consultores, proveedores tecnológicos o terceros contratados por LEGACY para la prestación de servicios relacionados con sus actividades, incluyendo procesos de auditoría, control interno, soporte tecnológico, administración laboral o cumplimiento normativo.

• Dar cumplimiento a obligaciones legales, laborales, contractuales, fiscales o regulatorias aplicables a LEGACY, así como atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar cualquier otra actividad de naturaleza similar o complementaria a las anteriormente descritas que resulte necesaria para el desarrollo de las actividades de LEGACY, siempre que dichas actividades sean compatibles y consistentes con las finalidades aquí previstas.
• Transmitir o transferir datos personales a las distintas áreas de LEGACY, aliados estratégicos, proveedores de servicios tecnológicos o terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, ubicados en Colombia o en el exterior, cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí previstas. El almacenamiento y procesamiento de la información podrá realizarse en servidores propios o de terceros ubicados en Colombia o en el exterior.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

LEGACY NETWORK garantizará el ejercicio de los derechos reconocidos en la normativa aplicable a los Titulares cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. En consecuencia, podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado. Este derecho podrá ejercerse, entre otros casos, respecto de información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada, que induzca a error o cuyo Tratamiento no haya sido autorizado o permitido.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo en aquellos eventos expresamente exceptuados por la normativa aplicable.

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales, una vez se hayan agotado los procedimientos correspondientes.
2. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías previstos en la normativa aplicable.
3. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos anteriormente señalados podrán ser ejercidos directamente por el Titular o por las personas autorizadas por la ley; es decir, por sus causahabientes, representantes, apoderados o terceros debidamente facultados para actuar en su nombre, quienes deberán acreditar la calidad en la que actúan o aportar los documentos que resulten necesarios para tal efecto, cuando ello aplique.

Para el ejercicio de estos derechos, los Titulares podrán presentar sus consultas, solicitudes o reclamos a través del correo electrónico dispuesto por LEGACY NETWORK para asuntos relacionados con protección de datos personales: paola.alfonso@legacynetwork.com.

7. DEBERES DE LEGACY NETWORK COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

LEGACY NETWORK realizará el Tratamiento de los datos personales conforme a las finalidades previamente informadas y autorizadas, observando las disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales, los principios previstos en la presente Política y los deberes establecidos para los Responsables del Tratamiento.

En desarrollo de lo anterior, LEGACY, entre otros, se compromete a:

1. Garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos en materia de protección de datos personales.
2. Solicitar y conservar prueba de las Autorizaciones otorgadas, cuando ello resulte exigible conforme a la normativa aplicable.
3. Informar de manera clara a los Titulares sobre las finalidades del Tratamiento y los derechos que les asisten.
4. Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad, adoptando medidas de carácter técnico, humano, administrativo y organizacional orientadas a evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
5. Procurar que la información objeto de Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, así como adelantar las actualizaciones o correcciones a que haya lugar cuando resulte procedente.
6. Tramitar las consultas y reclamos presentados por los Titulares en los términos previstos en la normativa aplicable y en la presente Política.
7. Adoptar mecanismos internos orientados al adecuado cumplimiento de las obligaciones previstas en materia de protección de datos personales y a la atención de consultas y reclamos.
8. Informar a los Titulares, cuando estos lo soliciten, acerca del uso dado a sus datos personales.
9. Informar a las autoridades competentes cuando se presenten incidentes de seguridad que puedan generar riesgos relevantes en la administración de la información, cuando ello resulte exigible conforme a la normativa aplicable.
10. Dar cumplimiento a las instrucciones, requerimientos y demás obligaciones establecidas por las autoridades competentes en materia de protección de datos personales.

LEGACY NETWORK tratará la información bajo estrictos criterios de confidencialidad y adoptará medidas razonables orientadas a preservar la seguridad, reserva e integridad de los datos personales bajo su responsabilidad.

8. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

LEGACY NETWORK ha designado al Área de Marketing como responsable de la gestión y atención de las consultas, solicitudes, reclamos y demás requerimientos relacionados con el ejercicio de los derechos de los Titulares y con el Tratamiento de datos personales realizado por LEGACY NETWORK.

En consecuencia, dicha área será la encargada de recibir, gestionar y dar trámite a las solicitudes relacionadas con acceso, actualización, rectificación, corrección, supresión de datos personales, revocatoria de la Autorización y, en general, cualquier solicitud asociada al ejercicio de los derechos previstos en la presente Política y en la normativa aplicable.

Los Titulares o las personas autorizadas por la ley podrán ejercer sus derechos y presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través del siguiente correo electrónico paola.alfonso@legacynetwork.com.

Los Titulares, sus causahabientes, representantes, apoderados o las demás personas autorizadas por la ley podrán presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través del canal anteriormente indicado, siempre que acrediten la calidad en la que actúan cuando ello resulte procedente.

8.1. Procedimiento aplicable a consultas y reclamos

8.1.1. Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos administradas por LEGACY NETWORK. En estos casos, LEGACY NETWORK suministrará la información que se encuentre vinculada con la identificación del Titular y aquella que resulte procedente conforme a la normativa aplicable.

Las consultas deberán presentarse a través del canal habilitado por LEGACY NETWORK y deberán contener, como mínimo:

1. Nombre completo e identificación del Titular.
2. Un medio de contacto para remitir la respuesta correspondiente.

• Los documentos que permitan acreditar la identidad del solicitante y, cuando resulte aplicable, la calidad en la que actúa o la representación correspondiente.

1. Una descripción clara de la consulta o de la información que se solicita.
2. Los documentos o soportes que el solicitante pretenda hacer valer, cuando ello resulte pertinente.

Cuando la consulta sea presentada por una persona distinta al Titular, esta deberá acreditar la calidad en la que actúa. En caso contrario, LEGACY NETWORK podrá requerir la información correspondiente antes de dar inicio al trámite respectivo.

Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no resulte posible atender la consulta dentro de dicho plazo, LEGACY NETWORK informará al interesado los motivos de la demora y la fecha estimada de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

8.1.2. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por LEGACY NETWORK debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un posible incumplimiento de los deberes previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, podrán presentar un reclamo a través del canal habilitado por LEGACY NETWORK.

Los reclamos deberán contener, como mínimo:

1. Nombre completo e identificación del Titular.
2. Un medio de contacto para remitir la respuesta correspondiente.

• Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y, cuando resulte aplicable, la calidad en la que actúa o la representación correspondiente.

1. Una descripción clara, concreta y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
2. La identificación de los datos personales respecto de los cuales se pretende ejercer algún derecho, cuando ello resulte aplicable.
3. Los documentos o soportes que el solicitante pretenda hacer valer.

Cuando el reclamo sea presentado por una persona distinta al Titular, esta deberá acreditar la calidad en la que actúa. En caso contrario, LEGACY NETWORK podrá requerir la información correspondiente antes de continuar el trámite respectivo.

Si el reclamo resulta incompleto, LEGACY NETWORK podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane o complemente la información correspondiente. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento no se recibe respuesta, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la recepción del reclamo completo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, LEGACY NETWORK informará al interesado las razones de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

9. VIGENCIA Y PERMANENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales tratados por LEGACY NETWORK serán conservados únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y Tratamiento, o durante el término exigido para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, regulatorias, contables, laborales, tributarias, de archivo o cualquier otra obligación que resulte aplicable conforme a la normativa vigente.

En este sentido, la permanencia de los datos personales podrá variar dependiendo de la naturaleza de la relación existente con el Titular, el tipo de información recolectada, las finalidades aplicables y las obligaciones específicas que deban ser atendidas por LEGACY NETWORK o por quienes actúen por cuenta suya.

Una vez cumplida la finalidad que justificó el Tratamiento y siempre que no exista un deber legal o contractual que exija la conservación de la información, LEGACY NETWORK podrá proceder con la supresión de los datos personales, conforme a los procedimientos internos implementados y a las medidas técnicas, administrativas y de seguridad aplicables.

Lo anterior, sin perjuicio de aquellos casos en los cuales la conservación de la información resulte necesaria para atender requerimientos de autoridades competentes, el ejercicio o defensa de derechos, la atención de procesos judiciales o administrativos o el cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

LEGACY NETWORK podrá realizar el Tratamiento de Datos Sensibles únicamente cuando resulte necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales o cuando se configure alguno de los eventos permitidos por la normativa aplicable.

En particular, LEGACY NETWORK podrá realizar el Tratamiento de Datos Sensibles en el marco de actividades laborales, administrativas, institucionales, eventos, programas, reuniones, capacitaciones, procesos internos, actividades de comunicación, contenidos o iniciativas desarrolladas por LEGACY NETWORK, siempre que dicho Tratamiento resulte pertinente, proporcional y necesario para la finalidad correspondiente.

Cuando el Tratamiento de Datos Sensibles requiera Autorización, LEGACY NETWORK la solicitará de manera previa, expresa e informada. En todo caso, el Titular será informado sobre el carácter facultativo de la entrega de este tipo de información, salvo en aquellos eventos en los cuales exista una obligación legal, contractual o una excepción prevista en la normativa aplicable que permita o exija su Tratamiento.

LEGACY NETWORK tratará los Datos Sensibles bajo condiciones reforzadas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido, atendiendo a su naturaleza y a los riesgos asociados a su Tratamiento.

11. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

LEGACY NETWORK realizará el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes únicamente en aquellos casos permitidos por la normativa aplicable y asegurando, en todo momento, el respeto y protección de sus derechos prevalentes.

Cuando resulte necesario realizar el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de actividades, programas, eventos, iniciativas, procesos internos o cualquier otra actividad desarrollada por LEGACY NETWORK, dicho Tratamiento se realizará atendiendo el interés superior del menor y procurando asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

En los eventos en que resulte procedente, LEGACY NETWORK solicitará la correspondiente Autorización al representante legal o a la persona facultada para otorgarla, así como las validaciones que resulten necesarias conforme a la normativa aplicable.

LEGACY NETWORK adoptará medidas razonables orientadas a garantizar condiciones adecuadas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido respecto de la información de niños, niñas y adolescentes, atendiendo a la especial protección aplicable a este tipo de información.

12. TRANSMISIONES NACIONALES E INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

Para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de las finalidades previstas en la presente Política, LEGACY NETWORK podrá realizar Transmisiones de Datos Personales a terceros que actúen en calidad de Encargados, ubicados en Colombia o en el exterior, cuando ello resulte necesario para la adecuada ejecución de procesos administrativos, operativos, tecnológicos, comerciales, laborales, institucionales o relacionados con las actividades desarrolladas por LEGACY NETWORK.

Así mismo, LEGACY NETWORK podrá compartir información con autoridades administrativas o judiciales cuando exista una obligación legal o un requerimiento efectuado por autoridad competente, así como en aquellos eventos expresamente permitidos por la normativa aplicable.

Cuando LEGACY NETWORK adelante Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales, adoptará medidas razonables orientadas a garantizar que los terceros receptores de la información actúen conforme a las instrucciones impartidas, las finalidades autorizadas y los principios aplicables en materia de protección de datos personales.

Para tales efectos, LEGACY NETWORK podrá implementar acuerdos, instrumentos contractuales, cláusulas o mecanismos jurídicos orientados a regular las condiciones bajo las cuales se realizará el Tratamiento de los Datos Personales, incluyendo aspectos relacionados con el alcance de las actividades autorizadas, las obligaciones aplicables a los terceros receptores, las condiciones de seguridad de la información, la confidencialidad y las medidas orientadas a proteger los derechos de los Titulares.

En los casos en que la normativa aplicable establezca excepciones al deber de obtener Autorización, LEGACY NETWORK podrá realizar las Transmisiones correspondientes en los términos permitidos por dicha regulación.

13. TRANSFERENCIAS NACIONALES E INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

Para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de las finalidades previstas en la presente Política, LEGACY NETWORK podrá realizar Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales a terceros que actúen como Responsables, ubicados en Colombia o en el exterior, cuando ello resulte necesario para el desarrollo de actividades empresariales, operativas, comerciales, administrativas, institucionales o para el adecuado funcionamiento de las actividades desarrolladas por LEGACY NETWORK.

Cuando LEGACY NETWORK realice Transferencias de Datos Personales, adoptará medidas razonables orientadas a garantizar que dichas operaciones se desarrollen conforme a la normativa aplicable y bajo estándares adecuados de protección de la información.

Para tal efecto, LEGACY NETWORK podrá implementar acuerdos, instrumentos contractuales, cláusulas o mecanismos jurídicos destinados a regular las condiciones aplicables al intercambio de información, las responsabilidades de las partes involucradas, las medidas de seguridad, las condiciones de confidencialidad y las obligaciones necesarias para garantizar la adecuada protección de los derechos de los Titulares.

Cuando las Transferencias involucren destinatarios ubicados fuera del territorio colombiano, LEGACY NETWORK procurará verificar el cumplimiento de las condiciones y requisitos previstos en la normativa aplicable y adoptar las medidas que resulten necesarias para garantizar niveles adecuados de protección de la información.

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo de los principios y obligaciones aplicables en materia de protección de datos personales, LEGACY NETWORK adoptará medidas razonables de carácter técnico, humano, administrativo y organizacional orientadas a proteger los Datos Personales objeto de Tratamiento y a prevenir su adulteración, pérdida, uso indebido, acceso, consulta, divulgación o Tratamiento no autorizado.

Para tales efectos, LEGACY NETWORK implementará mecanismos internos orientados a gestionar el acceso a la información, preservar su confidencialidad, restringir su circulación y fortalecer las condiciones de seguridad aplicables, atendiendo a la naturaleza de la información tratada y a los riesgos asociados a su administración.

No obstante lo anterior, y sin perjuicio de las medidas adoptadas por LEGACY NETWORK, el Titular reconoce que ningún sistema o mecanismo de seguridad es completamente infalible, razón por la cual LEGACY NETWORK no garantiza la inexistencia absoluta de riesgos asociados al manejo de información o a eventos externos fuera de su control razonable.

15. ENLACES Y SITIOS WEB DE TERCEROS

Las páginas web, plataformas, aplicaciones o canales digitales utilizados por LEGACY NETWORK podrán contener enlaces, accesos o referencias a sitios web o servicios administrados por terceros.

En caso de que el Titular acceda a dichos enlaces o abandone los entornos administrados por LEGACY NETWORK, deberá tener en cuenta que el acceso, uso, recopilación y Tratamiento de información realizado por dichos terceros se sujetará a sus propias políticas, términos y condiciones, respecto de las cuales LEGACY NETWORK no asume responsabilidad.

En consecuencia, LEGACY NETWORK recomienda revisar previamente las políticas de privacidad, términos de uso y demás documentos aplicables a los sitios o plataformas de terceros antes de suministrar información personal.

16. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras LEGACY NETWORK realice actividades que impliquen el Tratamiento de Datos Personales, o mientras resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades previstas, obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables.

17. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

LEGACY NETWORK podrá modificar, actualizar o ajustar la presente Política en cualquier momento cuando ello resulte necesario para adecuarla a cambios normativos, operativos, tecnológicos, jurisprudenciales, organizacionales o a modificaciones en las actividades desarrolladas por LEGACY NETWORK.

Cualquier modificación relevante será informada y publicada oportunamente a través de los canales o medios que LEGACY NETWORK considere idóneos para tal efecto, indicando la fecha a partir de la cual entrará en vigor la versión correspondiente.

Fecha de última actualización: 02 de Junio de 2026